信息化的成功因素及項目實施過程中的風險認識

　　信息化是“一把手”工程，需要“一把手”的高度重視。寧海縣住建局總工程師馮勁松在月度例會上強調“信息化必須深化至單位發展戰略，對內部管理規范形成支撐”，該局在領導重視下經過長期經驗總結，現已形成一套行之有效的電子化審批方案代替傳統紙質辦公審批制度，實現從繁瑣多層次的傳統模式升華至更高效的“扁平化”管理模式。

　　信息化需要“一把手”的持續執行力。北侖區建筑工務局史主任自單位08年搭建信息化以來，始終擔任信息化項目的“舵手”親力親為持續改進。信息化系統經過6年的更新換代，現已成為同行業的標桿，年接待各地同類型單位交流信息化經驗十余次。

　　信息化推進需穩步有序，不可能一步到位。需要業務部門認真細致地梳理工作流程，把業務流程化，把流程規范化，把規范系統化，最后系統實現信息化。往往實現全面信息化需要在領導高度重視與持續執行力下長期才能夠達成，需要做好階段性規劃來升級系統軟件。

　　信息化往往涉及到組織的管理機制和工作習慣的調整，需要磨合期。在開始使用期間必然覺得別扭，甚至感覺增加工作量。等熬過磨合期，養成信息化的工作習慣，每天上班打開電腦工作情況一目了然。

　　認識信息化的成功因素對信息化項目的實施至關重要。信息化項目在實施過程中，項目容易變成“馬拉松工程”，導致業主與軟件公司雙方資源投入“無底洞”，最終實施結果與干系人的期望值產生偏離，造成項目不好用甚至用不起來的局面。針對以上風險分析，提出三個實施意見：

　　一、  成立項目“信息化協調小組”，由業主“一把手”擔任小組組長，如有人力物力資源可設置專人專崗、配備信息員、成立臨時項目辦公室。小組成員協同軟件公司項目經理“保質量、保工期、保服務”完成項目目標。制定《信息化項目協調小組崗位責任書》上墻明示或下達通知，要求崗位職責集中化，避免責任分散造成相互推諉的情況，并通過正式場合（項目啟動會）明確相關負責人。

　　二、  按項目實施階段制定切實可執行的《項目整體實施計劃》，明確實施過程中的里程碑，階段性成果文件，確保項目有序進展。

　　三、  明確業主與軟件公司的溝通匯報制度。由項目經理定期（每周、每月）向信息化協調小組組長匯報項目狀態，對已達成的工作成果及出現的問題，雙發負責人及時確認反饋。

　　項目實施過程中的三個關鍵時間點：

　　一、  項目啟動會議。會議宣布項目啟動，部署項目整體計劃，調配項目實施資源，成立項目協調小組并明確小組崗位職責，獲得“一把手”支持。對整個項目實施起到龍頭作用，是項目成功的關鍵里程碑。

　　二、  試運行前期階段。用戶培訓完畢進入試運行階段時，個別錄入層用戶存在信息化認識度不高，加上軟件進入磨合期使用不熟練增加一定錄入工作量，容易滋生消極、抵制情緒。試運行的重要性在這里引用慈溪文化商務區“一把手”丁總的一句話：“試運行期間系統基礎數據輸入不完整，各類決策報表就不準確，輸出必然無用。”把軟件融入日常工作，考驗用戶單位信息化制度的執行力。

　　三、  試運行尾聲驗收前。試運行期間雙方責任人沒有積極對接系統模塊，項目按計劃至驗收階段時，往往由于緊迫感未能深思熟慮盲目提出要求，產生額外變更。項目收尾階段的變更較其他階段的變更更容易產生未知風險（如引發系統框架、流程的改動），導致項目失敗。

　　認識信息化的成功因素及項目實施過程中的風險，有助于我們順利完成項目目標，達到雙贏局面。