工程檔案資料管理：工程部資料歸檔/保管/移交/整理……（下）

　　六、工程資料分類原則

　　分類原則：按照各單位工程項目先分大類，再分小類。

　　1、根據工程項目的大小，預先分配一定數量或一片區域的鐵皮柜空間；

　　2、把預留的鐵皮柜分配到這個項目的每個單位工程，項目中的每個單位工程至少有一個鐵皮柜，根據工程進度及工程規模進行合理逐步增加鐵皮柜數量；

　　3、監理文件可按單位工程、子單位工程、分部工程、專業立卷；

　　施工文件可按單位工程、子單位工程、分部工程、專業立卷；

　　竣工圖可按單位工程、子單位工程、專業立卷。

　　七、工程部移交資料流程

　　附件2：工程技術資料移交工作流程圖

　　附件3：工程技術資料移交預驗收申請表

　　八、注意事項

　　1、工程部資料員必須集中管理本部門的工程資料，任何人不得擅自將工程技術資料保留在個人手中。工程師在收到資料后，必須在規定時間內審批完畢，并及時向工程部資料室歸檔。

　　2、工程資料的分類要科學合理，原則上都要按照項目-單位工程進行分柜分類。工程部資料員收到資料后要及時歸檔編目，不得出現資料堆積的情況。

　　3、工程部資料室的檔案柜要隨用隨鎖，資料員離開電腦時要鎖屏，并定期更換密碼。

　　4、各種資料的收發臺帳要登記及時詳盡，重要資料的收發臺帳（比如設計變更、圖紙）要詳細登記到時分。

　　5、工程師向工程部資料室借閱資料要辦理登記相關手續，不得隨意翻閱工程部資料室的資料。借閱審批要嚴格，要有部門領導簽字并建立借閱臺帳。

　　6、總工室下發的聯系函件中涉及設計變更的要和其它設計變更的資料放在一起。

　　7、與外單位的聯系函，有未取走函件的要及時跟蹤并在臺帳中標記，以便日后利用。

　　8、給各部門的聯系函需要按照部門進行分類，主要有物業、總工室、產品質量監察中心及工程技術部。

　　9、紙質臺帳和電子臺帳要一一對應。

　　10、檔案盒中不能出現夾帶其它不相關資料的現象。

　　11、工程資料中的工程名稱、規模、相關施工單位等信息要與施工許可證、規劃許可證及規劃驗收證一致。

　　12、工程資料中的簽字蓋章手續要完備，不得出現漏簽字漏蓋章的情況。

　　13、監理日志的內容要詳盡，如工程現狀、工程進度、存在問題及改進措施等，每項工程階段性完成后及時向工程部資料室歸檔，嚴禁在監理日志上亂涂亂畫。

　　14、分包資質要在分包單位進場10天內交工程部資料室存檔，分包單位主要包括建設單位、監理單位、主體施工單位、設計單位、勘察單位、材料檢測單位、樁基礎施工單位、裝修單位（包含鋁合金門窗）、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。